lưu hồ sơ Quận 7

Quy trình lưu hồ sơ tài liệu quận 7 -Vinamoves

Luu tru ho so đối với một công ty có nhiều tài liệu, hồ sơ, chứng từ, sổ sách và các giấy giờ liên quan khác vô cùng quan trọng. Chính vì vậy mà việc lưu trữ hồ sơ nhất là các tài liệu kế toán luôn cần phải được lưu trữ một cách khoa học nhất.

Quy trình để lưu hồ sơ quận 7 của Vinamoves

  1. Chọn tủ hồ sơ

Nhiều người cho rằng việc lưu trữ hồ sơ trong những file hoặc tủ nhỏ giúp tiết kiệm. Tuy vậy, sự thật là chúng chẳng hề tiết kiệm hơn việc sử dụng tủ lớn. Để chọn tủ hồ sơ hợp lý, bạn nên: Sử dụng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Loại tủ này sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Để quản lý dễ dàng và tìm kiếm nhanh hơn, bạn có thể dán giấy bên ngoài mỗi ngăn để phân chia theo từng loại hồ sơ. Sử dụng tủ hồ sơ treo tường: Trong trường hợp văn phòng của bạn có không gian nhỏ, bạn nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường để vừa tiết kiệm không gian, giá thành rẻ mà lại có thể lưu trữ khá nhiều hồ sơ tài liệu. Dùng những mẩu giấy ghi chú: Đối với những người làm hành chính văn phòng, giấy note đã trở thành vật dụng quen thuộc không được phép thiếu. Bạn có thể dùng các loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

lưu hồ sơ Quận 7

  1. Phân loại hồ sơ

Đối với một công ty với hàng loạt các loại giấy tờ thì nếu như bạn cứ để lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại thì sẽ rất dễ dẫn tới việc nhầm lẫn, thất lạc thập chí là không thể tìm thấy. Chính vì vậy mà việc phân loại các loại hồ sơ trước khi sắp xếp luôn là một việc làm cần thiết.

Phân loại hồ sơ theo tên: Bạn có thể phân loại hồ sơ theo các dạng:

+ Hồ sơ cá nhân: sử dụng các bìa kẹp hồ sơ tên riêng để lưu trữ cáctư liệu liên quan đến cá nhân. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tý liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.

+ Hồ sơ hỗn hợp: Bạn cũng có thể sắp xếp các tài liệu theo vần để dễ tìm kiếm.

+ Hồ sơ cùng 1 tên: Đối với loại này, bạn có thể phân loại theo thời gian.

+ Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: Sử dụng mã phụ hoặc bìa hồ sơ có màu khác nhau để phân loại.

lưu hồ sơ Quận 7

Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ, để dễ quản lý, bạn có thể chia theo từng chủ đề chi tiết: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch… Trong đó, bạn cần lưu ý:

+ Tên chủ đề cần được đặt cụ thể tránh mơ hồ, chung chung.

+ Có thể sử dụng các tiêu đề và phụ đề.

+ Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như kẹp hồ sơ cho các dạng hồ sơ cá nhân hoặc cho mỗi tiêu đề chính, thẻ hướng dẫn.

+ Chuẩn bị một bảng phụ lục các chủ đề.

Phân loại theo cụm: Bạn cũng có thể chia nhỏ hồ sơ trong cùng 1 chủ đề theo từng cụm: cụm quý 1, cụm quý 2…

Sau khi đã phân loại xong thì dịch vụ lưu hồ sơ Quận 7 sẽ bắt đầu sắp xếp hồ sơ, sau đó lập danh mục hồ sơ rồi lưu vào kho lưu trữ.

Tuy vậy, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tương đối tốn thời gian, không gian và cần đầu tư nhân lực. Trong trường hợp việc quản lý không tốt sẽ dẫn tới nhiều hậu quả nghiêm trọng như thất lạc các giấy tờ quan trọng.

Nắm bắt được những khó khăn này, dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu của Vietnamoves đã ra đời và được đánh giá là một trong các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu uy tín. Với dịch vụ này, bạn hoàn toàn yên tâm và được đảm bảo về mặt quy trình và chất lượng dịch vụ.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES

B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh

Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548

Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Rate this post

Trả lời